Апостиль

Сегодняшний мир представляет собой сложную сеть взаимосвязанных процессов ‒ общественных, культурных, деловых и так далее. Глобализация привела к тому, что регулировать транснациональные отношения приходится с помощью международных договоренностей, норм и правил. Для этого мировым сообществом организуются специальные комитеты, разрабатываются формы, которые регламентируют документооборот и способы признания официальных бумаг одного государства в других. Наряду с многочисленными конвенциями, которые ратифицируются национальными органами, существуют нормы легализации определенных документов. Один из таких механизмов ‒ это апостилирование. Система связана с появлением Гаагской Конвенции (в 61 году прошлого века).

Апостиль представляет собой форму в виде штампа, который должен быть на документах. Это свидетельство подлинности имеющихся на них подписей, печатей или оттисков, а также полномочий лиц, удостоверяющих бумагу. Он проставляется на самом бланке или на отдельном листе, который прикрепляется к нему. Апостиль ‒ это «облегченная», но, тем не менее, абсолютно правомочная форма, в которой легализуются бумаги. Ее поддерживают страны, входящие в Гаагскую Конвенцию, для всех остальных необходимо будет проходить полную процедуру. Апостилирование на сегодняшний день действует для более, чем 60 государств.

Апостилирование ‒ универсальный, удобный и прозрачный механизм, обладающий многими преимуществами:

1. она признается официально и не требует дальнейших подтверждений или юридических процедур;
2. в отличие от консульской легализации, она правомочна во всех странах, входящих в Конвенцию, а не только в той, к которой относится заверяющее представительство;
3. штамп имеет определенную форму, поэтому заполнение всех нужных пунктов и строк легко проконтролировать;
4. в каждом государстве разработан четкий порядок проставления апостиля: какие бумаги подлежат заверению, какое ведомство этим занимается и так далее.

Максимально облегчить задачу апостилирования поможет консалтинговая фирма «Прифинанс». У нас разработан четкий механизм быстрого получения штампа, который позволит заказчикам полностью решить все вопросы с легализацией, не затрачивая своего времени. Мы поможем поставить апостиль на любые коммерческие, личные и иные документы, подготовить нужные бумаги. Кроме представления в инстанциях, «Прифинанс» выполнит другие работы: предложить консультации по законодательству, процедуре легализации и любым подобным вопросам.

Как оформляется апостилирование

Универсальная и упрощенная форма признания законности документов очень удобна, но распространяется только на четко регламентированные бумаги. Вся документация, которая касается таможенных, коммерческих операций, выданная дипломатическими или консульскими представительствами не может заверяться апостилем. То же касается банковских справок ‒ никто не вправе требовать совершения такой процедуры. Кроме этого нельзя подвергать апостилированию:

1. подлинники/копии паспортов, профсоюзных и пенсионных удостоверений, трудовых книжек;
2. военные документы;
3. права водителей;
4. бумаги, удостоверяющие сословную принадлежность и вероисповедание;
5. удостоверения и характеристики личности.

Чаще всего эта процедура проводится для документации, подтверждающей гражданское состояние (рождение, брак/развод), наличие образования, разрешения на перемещение детей и так далее. Второй, не менее обширный блок ‒ это учредительные бумаги хозяйствующих субъектов, что особенно актуально для низконалоговой деятельности, где требуется четко проходить все процедуры по регистрации юрлиц-нерезидентов.

В отечественном правовом поле в соответствии с международными договоренностями по отношению к проставлению апостиля действуют следующие нормы:

1. подтверждаются исключительно нотариальные копии или подлинники документации;
2. каждый документ заверяется определенным ведомством;
3. штамп имеет набор базовых характеристик: размер (квадрат со сторонами более 9 см), фиксированный заголовок на французском языке («Апостиль, конвенция Гааги, 5 октября 1961 года»).

Проставление апостиля делегируется таким службам:

Составляется этот документ/форма на языке страны, в которой происходит процедура. Пункты допустимо излагать на двух языках (исходящее и принимающее государство). Освобождаются от апостилирования только обращения в те страны, с которыми заключен специальный договор: на сегодняшний день это страны бывшего Союза и Югославии, Болгария, Кипр, Чехия, Вьетнам (всего их около 35). Легализации для них, как правило, тоже не нужно ‒ достаточно перевода и его нотариального подтверждения.

Как проставляется апостиль

Несмотря на то, что эта процедура ‒ упрощенный и облегченный механизм, проходить ее нужно строго в соответствии с правилами. Помочь в этом будут рады сотрудники «Прифинанс». У нас наработан обширный опыт такой деятельности, и мы четко представляем себе, каким образом добиться благоприятных результатов в кратчайший срок. Международными стандартами не оговорены все нюансы формы, тем не менее любой штамп должен содержать:

1. наименование лица, удостоверяющего бумагу, его должность;
2. официальное и полное наименование выдающего учреждения, с указанием населенного пункта;
3. наименование учреждения, которое выдало заверяемый документ;
4. дата, номер штампа;
5. печать заверяющей организации, подпись лица, осуществившего процедуру.

Как правило, апостилируются нотариально подтвержденные бумаги, хотя можно и иногда даже требуется сделать это для подлинников. В первом случае необходимо сначала уладить все формальности по копиям, а потом обращаться за апостилированием. «Прифинанс» поможет провести все операции комплексно, минимально беспокоя заказчика.

Двойной апостиль и консульская легализация

В некоторых странах требуется «двойной» апостиль. Сначала его ставят на оригинал документа (или его заверенную копию), а после этого на перевод этого же документа ставят второй апостиль. Такая процедура необходима в Великобритании, Австрии, Бельгии.

Страны, не подписавшие Гаагскую конвенцию, требуют консульскую легализацию. На начальном этапе бумаги проходят проверку в МИДе и Минюсте, затем осуществляют перевод документов с его нотариальным заверением, и лишь потом легализуют их в посольстве/консульстве страны назначения. Это актуально для стран Ближнего Востока, Африки.

Правила и необходимость апостилирования для низконалоговых зон

При организации бизнес-деятельности на низконалоговых территориях хозяйствующему субъекту необходимо заверять правомочность и легальность всех документов. Осуществляется это таким образом:

1. выясняется, принадлежит ли государство-низконалоговая зона к Гаагским договоренностям;
2. если нет ‒ необходимо проходить легализацию через консульство, а в ряде случаев потребуются и более «экзотические» операции (удостоверение бумаг барристером, солиситором и так далее);
3. если да ‒ документы достаточно апостилировать.

Если страна принадлежит к Конвенции, все документы со штампом апостилирования будут иметь полную юридическую обоснованность (конечно, те, которые можно проводить через такую процедуру). Поэтому, выбирая государство для работы, стоит в том числе обращать внимание и на этот момент. Прохождение бюрократических формальностей и в начале, и в ходе деятельности в этом случае будет существенно проще. Стоит напомнить, что при создании такого предприятия нужно собрать объемный пакет документации: регистрационные свидетельства, резолюции и сертификаты на акции, а кроме этого, апостилировать:

1. копии регистрационных документов;
2. решение о назначении дирекции и руководителей;
3. копии уставов/учредительных договоров.

Каждое государство-низконалоговая зона вправе потребовать заверить апостилем и другие копии или бумаги. Выяснить подробности процедуры можно и самостоятельно, но при этом велик риск не учесть важные нюансы, не узнать о тонкостях, формальностях и так далее, а проявиться такие ошибки могут намного позднее, когда исправлять их будет уже поздно. Обращаясь в «Прифинанс», заказчики избавляют себя от риска и получают гарантии того, что апостилирование будет проведено в соответствии с самыми свежими требованиями всех государств, задействованных в процессе.